MANAJEMEN RAPAT YANG EFEKTIF

MANAJEMEN RAPAT YANG EFEKTIF

Oleh : Hasbulloh
Disajikan pada setiap pelatihan organisasi kemahasiswaan (HMM dan BEM) di FE Universitas Pakuan serta di Himpunan Santri Daarul Uluum (HISADA) Bantarkemang Bogor

Pengertian

Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.

Langkah-langkah dalam menegefektifkan rapat

A. Perencanaan dan Persiapan Rapat
1. Apakah Rapat diperukan ?

Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang mnyelenggarakan rapat yang semestinya
tidak diperlukan.

• Temukan apa yang terjadi
• Anda memerlukan keputusan yang cepat
• Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan
• Anda ingin melibatkan setiap orang
• Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi

2. Siapa yang harus diundang?
Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :

• Perlu memberikan persetujuan
• Punya keahlian atau informasi yang diperlukan
• Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat
• Akan melaksanakan keputusan
• Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu
• Akan memberikan kontribusi olh hasilnya
• Secara langsung akan terpengaruh.

3. Informasi Latar Belakang
4. Menciptakan sebuah agenda
Agenda sangat besarefektivitasnya dalam mengorganisir dan meluruskan rapat,
tetapi jarang digunakan secara efektif.
5. Mengantisipasi dan mencegah masalah.
Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :

• Orang-orang yang bermasalah
• Topik-topik panas

B. Agenda Rapat

Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum

rapat dimulai.

1. Menilai butir-butir agenda

• menilai Permasalahan
• menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan?
• menilai Kpentingan rapat

2. Butir-butir standar

• Notulen rapat terakhir
• Meminta maf karena tidak hadir
• Permasalahan-permasalahan
• Lain-lain
• Tangal dan waktu berikutnya
• Urutan
• Hal paling penting pertama
• Hal kurang penting pertama
• masalah-masalah rutin.

3. Penentuan waktu

• Menjaga agar rapat tetap pada jalur
• memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas
• Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
• Memotivasi orang
• Ada tujuan yang dapat diselesaikan.

C. Menulis Agenda
Contoh agenda rapat
No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu
Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit

D. Memimpin Rapat
1. Merencanakan dan Persiapan
2. Membuka Rapat
3. Penyampaian agenda
4. Penyampaian butir rapat
5. Penyampaian tujuan

E. Diskusi dan Partisipasi
1. Memotivasi
2. Mendengarkan
3. Mengendalikan

F. Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan
G. Menilai Keberhasilan (menutup rapat)

H. Menilai Ulang Rapat

• Biaya Rapat
• Mengambil Tanggungjawab
• Memikirkan ulang rapat
• Penyebab kegagalan rapat